Nieuwe koers bepalen? Sluit je eens op in de Warroom

Ontwerpers werken al eeuwenlang op een visuele manier. Zij gebruiken de wanden in hun werkruimte om er ideeën, kaarten, plattegronden en diagrammen aan op te hangen. Het zorgt ervoor dat ze begrijpen waar ze aan werken, legt verbanden en geeft overzicht. Deze manier van werken is niet voorbehouden aan ontwerpers. Het werkt in elke organisatie. Ik pas het altijd toe bij strategische opdrachten. Ik sluit me met de opdrachtgever dan een tijd op in de Warroom.

Maak het visueel

Een Warroom is een denk-, discussieer- en doeruimte (met een deur die dicht kan!) waarop met een klein team een complexe en vaak strategische uitdaging tot op het bot uitgediept wordt. In een Warroom wordt visueel gewerkt. Door de wandruimte te gebruiken is het mogelijk om de organisatie in een grote hoeveelheid informatie te volgen. Een stapel A4’s die voor je neus hebt ligt krijgt dat nooit voor elkaar. Ik gebruik praktische canvasmodellen om de uitdagingen tot leven te brengen en het denkproces te prikkelen. Voor mij zijn de gratis canvasmodellen op Designabetterbusiness.com goud waard.

Kracht van de Warroom

• Betere en snellere output – in 1 tot 2 dagen kan er een gedegen analyse gedaan worden inclusief vervolgstappen, zoals uitgewerkte actieplannen;
• Minder (nutteloze) vergaderingen;
• Meer overzicht en betere communicatie binnen het team;
• Brengt vragen op tafel die in een ‘normaal’ overleg wellicht onbesproken blijven;
• Effectieve en slimme manier om nieuwe collega’s aan boord te krijgen;
• Meer inspiratie en plezier bij het werken aan het project.

Een Warroom kan tijdelijk zijn, maar er zijn ook organisaties die de Warroom langere tijd intact laten. Uitstekend om je zo nu even terug te trekken in de Warroom en de stand van zaken te toetsen aan datgene wat eerder is afgesproken.

Wilde ideeën

Op een Warroomday komen altijd zaken naar boven die niet direct op één van de canvassen passen. Gekke, wilde en losse ideeën, opmerkingen, kreten, klantuitspraken en ’to do’.  Leg deze vast op het ‘Overige Ideeën’ canvas dat je al had opgehangen toen je de Warroom klaarmaakte.

Teamwork

In de Warroom komt het op teamwork aan. Een cruciale succesfactor is dat de deelnemers ervoor openstaan om op deze manier te werken. Zorg vooraf voor openheid van zaken over het doel, de resultaten en de werkwijze. Maak duidelijk dat transparantie belangrijk is voor het succes. Oud zeer, ergernissen en andere belemmeringen moeten in een Warroom besproken kunnen worden, zonder dat dit het proces verlamt.

Dit heb je nodig

In een Warroom wordt gewerkt met grote vellen papier (formaat A1 of A0). Ik gebruik altijd een rol brownpaper. Verder neem je goedwerkende (!) stiften, stapels sticky notes (meerdere kleuren), gekleurde kleine stickertjes en schilderstape mee. Ik adviseer om een Warroom (zeker als deze langer dan 1 dag duurt) op een inspirerende locatie buiten het eigen gebouw te houden. In de buurt zijn zonder meer opvallende en leuke werkruimtes te vinden. Een muziekje op de achtergrond werkt goed op momenten dat deelnemers individueel met taken aan de gang zijn.

Wanneer richt jij jouw Warroom in?

Ook een Warroom nodig om jouw nieuwe koers te bepalen, na te denken hoe je jouw plek op de markt gaat versterken of om de basis te leggen voor het nieuwe business-, team- of jaarplan? Laat het mij weten en ik geef je er advies bij.